Quando você precisa de respostas positivas para um casamento?

Se você está lendo isso, provavelmente chegou ao ponto em sua jornada de planejamento de casamento em que começa a pensar em enviar seus convites. Mas antes de fazer isso, você precisa descobrir quando deve ser o prazo de RSVP. É muito importante que você defina um prazo para quando seus convidados precisarem responder. Saber quem está e quem não está presente em seu casamento permitirá que você crie o plano de mesa e decida como organizar sua sala de cerimônia.

Seus convidados precisarão de algum tempo para descobrir se podem ocorrer, mas você não pode deixar por muito tempo. Você precisará de tempo para se comunicar com seu fornecedor, perseguir os convidados que não responderam, finalizar seu mapa de assentos e convidar possíveis substitutos convidados. Mas quando deve ser o prazo de confirmação de presença para um casamento? Quais fatores você precisa considerar e fazer com que as pessoas não respondam ao tempo? Vamos descobrir.

Fonte de reprodução: Youtube Blog do Casamento

O que é um prazo limite para RSVP?

RSVP é uma abreviatura de “répondez s’il vous plait”, o termo francês para “responda se você quiser” ou simplesmente “por favor responda”.
Em essência, inclua um cartão de resposta com seu convite de casamento – ou pedir para eles confirmarem sua presença de alguma outra forma – permite que seus convidados saibam que eles têm que lhe dizer se irá ou não comparecer. Eles não podem simplesmente aparecer sem avisar!

Mas, além de pedir para seus convidados confirmarem a presença, é igualmente importante que você defina um prazo: uma data em que a resposta deles é necessária. Não vai ajudar você se seus convidados esperarem até o dia anterior ao casamento para dizer que estão vindo!
Incluir um prazo no seu cartão de resposta ajudará a garantir que todos avisem com bastante antecedência se puderem comparecer ao seu casamento. Isso deixa você livre para finalizar aqueles pequenos detalhes que só podem ser resolvidos quando você souber o número final de pessoas.

Quando você precisa de respostas positivas para um casamento

Por que o prazo de confirmação de presença é importante?

É absolutamente crucial que você defina um prazo de confirmação de presença que lhe dê tempo suficiente para resolver todos os arranjos finais que precisam ser feitos para o seu grande dia. Por exemplo:

1) Seus fornecedores precisarão saber o número de pessoas antes de pedirem a comida para o café da manhã e/ou bufê do seu casamento. Eles também precisarão saber sobre quaisquer alergias ou requisitos alimentares
2) O local precisa saber quantos pedidos estão presentes com antecedência. Isso os ajuda a descobrir coisas como organizar a sala da cerimônia e quantos membros da equipe colocar na programação
3) Você precisará de tempo para fazer um plano de mesa, e não pode fazer isso até saber exatamente quem está vindo
4) Seu orçamento será Afetado por quantos convidados estão presentes, e a maioria dos fornecedores vai querer que você pague o saldo antes da data do casamento
5) Você precisa de tempo para convidar convidados substitutos da lista de reserva convidada (também chamada de lista B) se vários de seus convidados não puderam comparecer

Há também tantas pequenas coisas, como decidir o número final de centros de mesa e encomendar suas lembrancinhas de casamento, que você só pode fazer quando souber exatamente quantos convidados serão presentes.
Então, é crucial definir um prazo de confirmação realista com bastante margem de manobra interna, para que você possa dar tempo extra para organizar tudo antes do grande dia. Se você não fizer isso, você estará correndo para finalizar tudo e perseguindo os convidados da última hora – e quem precisa de ainda mais estresse na preparação para o casamento?

Quando você precisa de respostas positivas para um casamento

Quando as confirmações de presença no casamento deverão ser entregues?

Você deve enviar seus convites de casamento e cartões de confirmação de presença em algum momento entre 3 e 6 meses antes do grande dia. Isso dará aos seus pedidos tempo suficiente para reservar folgas de trabalho, providenciar creche e assim por diante.
Mas quando deve ser o prazo de RSVP? Você não quer defini-lo tão perto do dia do casamento que isso torna as coisas estressantes para você. Mas você também não deve apressar seus pedidos.

Como regra geral, recomendamos definir seu prazo de confirmação de presença em torno de 4 a 8 semanas antes do grande dia. Isso dará tempo suficiente para os convidados descobrirem se puderem comparecer e postarem seus cartões de resposta. Também lhe dará aviso suficiente para finalizar os últimos detalhes do casamento, como o plano de mesa.

Seus fornecedores e locais provavelmente precisarão saber a contagem de pessoas cerca de 1-2 semanas antes do casamento, então inclua um período de carência para permitir que você acompanhe os convidados que não responderam.
Mas há muitos fatores que podem afetar quando você deve definir seu prazo de confirmação de presença, e cada casamento é diferente. Aqui estão algumas perguntas que ajudarão você a determinar quando seu limite de dados deve ser.

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Quantos convidados você chamou?

Isso deveria ser óbvio, mas quanto mais convidado você convidar para seu casamento, mais cedo você precisará definir o prazo de confirmação de presença. Isso porque transferir mais tempo para você seguir os convidados que não devolveram o cartão de resposta a tempo.
Em todo casamento, haverá pelo menos alguns convidados que devolverão seus RSVPs atrasados ​​ou nem se darão ao trabalho de retorno para você. Então, segue-se que com casamentos maiores, estatisticamente haverá mais convidados que perderão o prazo. Reserve bastante tempo para enviar e-mails e telefonar para qualquer um que possa ter esquecido de confirmar sua presença. Isso pode ser cerca de 10% da sua lista de convidados!

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Você tem uma lista de reservas solicitadas?

Nem todo casal terá uma lista de reservas solicitadas, ou lista B. Talvez você tenha convidado absolutamente todos que queriam para seu casamento, e se sim, esta seção não se aplica a você.
Mas se você tem uma lista de “talvez convidados” que planeja convidar caso algumas pessoas da lista A não compareçam, você precisará de tempo suficiente para enviar seu segundo lote de convites. Você também precisará garantir que seus convidados da lista B tenham tempo suficiente para preencher e enviar seus cartões de confirmação de presença antes de precisar dos números finais.

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Seus convidados têm que viajar?

Se você está tendo um casamento no destino, ou seus convidados precisarão viajar mais de 1 hora em cada sentido para comparecer à sua cerimônia, você precisará dar a eles mais tempo para confirmar sua presença. Isso ocorre porque há simplesmente mais coisas que você e seus convidados precisam providenciar: como passaportes, passagens aéreas ou de trem, convenientes, creches e assim por diante. Seus convidados também precisarão avisar seus funcionários com mais antecedência se precisarem de mais de um dia de folga do trabalho.
Portanto, envie seus convites de casamento de 6 a 12 meses antes do seu casamento no destino e defina o prazo de confirmação de presença pelo menos 3 meses antes do grande dia.

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Quando o seu fornecedor vai pedir a comida?

Os fornecedores de buffet geralmente cancelam a contagem final de pessoas pelo menos uma semana antes do evento. No entanto, cada fornecedor de buffet terá as suas próprias regras e preferências. Alguns fornecedores de buffet podem precisar saber os números finais até um mês antes do casamento – especialmente se eles solicitarem comidas especiais ou exóticas, ou se você tiver um casamento grande.
Não se esqueça, eles também precisam saber com antecedência sobre quaisquer alergias, intolerâncias ou requisitos alimentares (por exemplo, vegetariano, vegano, kosher ou halal). Eles precisam de tempo para planejar refeições alternativas para os convidados que não podem comer ou que todos os outros estão comendo.

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Quando seu local precisa de contagem de pessoas?

Dar ao seu local o número final de convidado pelo menos uma semana antes do casamento vai ajudá-los imensamente. Saber a contagem de cabeças com antecedência permitirá que eles:

1) Prepare o salão de cerimônia com o número de proteção de cadeiras.
2) Disponha as mesas na sala de jantar de uma forma esteticamente agradável para o número correto de convidado.
3) Descubra quantos funcionários serão necessários para trabalhar no seu casamento e colocá-los na programação.
4) Planeje coisas como segurança contra incêndio e rotas de evacuação.

Assim como os fornecedores de buffet, cada local é diferente em relação a quando eles precisam da contagem final de pessoas. Verifique com seu local se não tem certeza.

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Você está encomendando um plano de mesa ou cartões de lugar?

Você não pode criar ou encomendar seu plano de mesa ou cartões de lugar até saber quem vai comparecer ao seu casamento. Se você tentar descobrir o mapa de assentos antes do prazo de RSVP, criará muitos problemas para si mesmo: até mesmo um ou dois convidados respondendo “não” pode significar que um redesenho completo é necessário.
Se você estiver encomendando seu plano de mesa on-line, precisará levar em consideração a quantidade de tempo que a empresa entrega para imprimi-lo e despachá-lo para você. A maioria das gráficas aconselhará você a encomendar seu material de papelaria pelo menos um mês antes do grande dia, só por precaução.

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O que mais depende da contagem final do convidado?

Por fim, há mais alguma coisa que você precisa comprar, pedir, fazer ou alugar para o grande dia que não pode providenciar até saber a contagem final? Por exemplo:
1) Você precisa encomendar suas lembrancinhas de casamento?
2) Seu florista precisa saber quantas peças centrais de mesa você precisa?
3) Você está alugando toalhas de mesa ou capas de cadeira? Quando o fornecedor precisa saber os números finais?
4) Você está esperando para saber quantas garrafas de vinho serão necessárias antes de pedir suas etiquetas para garrafas de vinho?
-se de levar em consideração os prazos de entrega se você estiver solicitando algo online.

Quando você precisa de respostas positivas para um casamento

Como redefinir o prazo de RSVP

Definir um prazo de resposta é crucial para que os convidados não tomem a decisão de contar sobre seus planos de comparecimento no dia anterior – ou, pior, nem mesmo a lhe dizer que estão vindo!
-se de incluir o prazo de confirmação de presença em uma fonte grande, clara e fácil de ler em seus cartões de resposta. Você também pode incluí-lo no próprio convite, para ter certeza absoluta de que ninguém o perca.
Você não precisa necessariamente chamá-lo de prazo. A melhor maneira de expressá-lo é simplesmente “RSVP até 1º de junho de 2022” ou, alternativamente, “Responda até 1º de junho de 2022”.
Coloque o prazo de confirmação de presença no seu site de casamento também, se você tiver um, e atualize suas atualizações conforme o prazo se aproximar.
Você pode optar por enviar um e-mail ou mensagem de texto uma semana ou mais antes do prazo, para cutucar gentilmente qualquer um que ainda não tenha respondido.

Quando você precisa de respostas positivas para um casamento

E se alguns convidados não confirmarem presença?

Infelizmente, sempre há alguns convidados que esquecem, perdem a noção do tempo ou simplesmente não se incomodam em confirmar sua presença.
Entre em contato com qualquer pessoa de quem você não tenha ouvido falar no dia do prazo final, ou no dia seguinte, para confirmar se eles receberam o convite.
Você pode descobrir que alguns dos seus pedidos enviaram o cartão de resposta, mas ele foi perdido no correio. Isso não é um grande problema, pois você pode simplesmente obter as respostas deles quando contatá-los.

No entanto, se alguns convidados ainda não tiverem certeza se puderem comparecer – ou se você não conseguir falar com eles – você deve dar a eles um aviso final, seja por correio de voz, mensagem de texto ou e-mail. Por exemplo, avise-os que você precisará de uma resposta deles em 48 horas.
Deixe claro que, se eles não responderem até esse horário, você terá que presumir que eles não virão.

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Fonte: https://gshow.globo.com/tudo-mais/tv-e-famosos/noticia/veja-convites-ostentacao-encomendados-por-virginia-fonseca-e-outros-famosos.ghtml